Formulario de comunicación de información
POLÍTICA Y OPCIONES DE CULTURA DE LA INFORMACIÓN DE LA FUNDACIÓN DOLORES SOPEÑA.
La Fundación Dolores Sopeña para el conjunto de sus centros y presencias, en el desarrollo de su compromiso con las opciones, los principios y criterios de nuestras normas propias y nuestro Código Ético, y dentro del ambicionado escalado normativo de un futuro sistema de cumplimiento normativo, confeccionamos la presente Política para favorecer el uso y la cultura de información como forma de concretar nuestra cultura de cumplimiento en el ámbito concreto de la información. Es esta política un medio de fortalecer la integridad Institucional en la búsqueda de la más sólida protección jurídica de las personas que se prestan a comunicar los incumplimientos, y a fin de evitar que, como consecuencia de ello, pudieran ser represaliadas de cualquier forma, y dando a su vez cumplimiento al artículo 5.2.h) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Todo ello ya adaptado y de conformidad con los fines establecidos en el artículo 1 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero.
Mediante la creación del Sistema Interno de Información(SII) e integración de los canales ya existentes, en cuanto a las exigencias formales de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, pretendemos establecer los mecanismos necesarios que permitan una vía de comunicación segura para los todos los futuribles informantes, proporcionándoles la mayor protección posible a los efectos de incentivar la cultura de la información, y todo ello adecuado a los requerimientos de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 y, fundamentalmente, de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Fundación Dolores Sopeña aprovechando la implantación del SSI, apuesta por la agrupación de todos los canales ya existentes en la entidad, lo que evidentemente provoca la ampliación de los ámbitos de aplicación, tanto personales como materiales, que establece los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023 de 20 de febrero. Esto a su vez provocará una clara diferenciación en cuanto a las garantías y medios de protección aplicables a los distintos informadores en función precisamente de dichos ámbitos, conforme se concreta en este mismo documento en derechos y garantías del informante.
En la Fundación Dolores Sopeña entidad con personalidad jurídica propia y NIF, la persona responsable específica Institucional en esta materia, que es la responsable oficial a inscribir, en coordinación con las personas responsables de cada centro o presencias (véase documento de la persona responsable del Sistema Interno de Información) que podrán auxiliarla, serán las únicas personas autorizadas para recepcionar, gestionar y tramitar cualquier información que, conforme a este protocolo, pueda comunicarse por las personas legitimadas para ello conforme a lo fijado en el propio protocolo. (sin detrimento del acceso a la información de la empresa externa de gestión de la plataforma a la que se accede desde la web, en su caso, por razones técnicas).
La persona responsable del Sistema Interno de Información Institucional designada a los efectos por el Patronato y su Presidenta es Doña Rosa María Hermosa Martínez, vicepresidenta del patronato.
Además, la Fundación establece como personas responsables de cada centro o presencia, a las siguientes:
- Centro Sopeña Badajoz: Jesús Berrocal
- Centro Sopeña Barcelona: Mónica Merino
- Centro Sopeña Bilbao: Jon Fernández
- Centro Sopeña Córdoba: Verónica García
- Centro Sopeña Las Palmas: Leticia Perdomo
- Centro Sopeña Madrid: Cristina Buenvarón
- Centro Sopeña Sevilla: Sandra Salazar
- Centro Sopeña Toledo: Conchita Román
- Centro Sopeña Zaragoza: Mª Isabel de Miguel
Todas las primeras actuaciones de recepción, registro e investigación preliminar, corresponderán a la persona responsable del Sistema Interno de Información Institucional, aunque podrá ser auxiliada por la persona responsable de centro concreto de la Fundación en que se produzca la información, salvo que la información fuera sobre alguna religiosa, el/la Director/a General, o la propia persona responsable del Sistema Interno de Información del centro o presencia en que se ha recibido la información, en cuyo solo intervendría directamente la persona responsable Institucional.
Todas las personas informantes deben saber que es prioridad absoluta de esta Fundación la más sólida protección jurídica de la identidad de las personas que se prestan a comunicar los incumplimientos, y la prohibición de ser represaliadas, incluidas las amenazas y las tentativas de represalias.
Las informaciones serán secretas, y podrán ser anónimas, garantizando en todo caso la Fundación Dolores Sopeña la confidencialidad de las partes afectadas y del objeto de la información.
PROCESO DE INSTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
1. RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN. REGISTRO Y ACUSE DE RECIBO
Es derecho del informante indicar domicilio, correo electrónico o lugar seguro para recibir notificaciones a los efectos oportunos, o presentar una información anónima. En el primer caso recibirá acuse de recibo, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
2. TRÁMITE DE ADMISIÓN. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Seguidamente, la misma persona responsable Institucional, auxiliada si así lo estima por la del centro, deberá comprobar si la comunicación expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación recogido en el presente protocolo, sean del ámbito personal y material de la ley 2/2023, de 20 de febrero, en cuyo caso le corresponderán el conjunto de garantías que prevé la ley, o se refiera a otras informaciones por personas o materias no recogidas en la ley, en cuyo caso, no se aplicará dicho régimen previsto en la ley, aunque se garantizará confidencialidad y la no existencia de represalias.
El ámbito preliminar, además del análisis de la información podrá conllevar algún tipo de investigación previa oficiosa.
Realizado este análisis preliminar se decidirá, por la persona responsable Institucional,
a) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
1º. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
2º. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la ley y en los ámbitos de infracción de normativa penal, legal, sectorial o interna de la entidad.
3º. Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a su juicio indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
4º. Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, la persona responsable, notificará la resolución de manera motivada.
La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones
b) Admitir a trámite la comunicación.
La admisión a trámite se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
En caso de admisión, la persona responsable deberá poner inmediatamente en conocimiento de la Dirección General de la Fundación, que fijará una persona instructora y una persona secretaria para la investigación del caso concreto.
En caso de que la información afectase directamente a una religiosa o a la propia Dirección General, la persona responsable Institucional lo remitirá a la Presidenta del Patronato, o persona en que está expresamente delegue, para que ella nombre directamente a la persona instructora y secretaria. Si afectase a la persona responsable del Sistema Interno de Información del centro, sí se remitirá a la Dirección General.
c) En su caso, remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
3. Instrucción
La Dirección General de la Fundación (salvo en los supuestos estrictos excepcionados en los que correspondería a la Presidenta del Patronato o la persona sobre la que expresamente delegue) designará para cada caso dos personas, un instructor/a y un secretario/a, que se encargaran de la instrucción del expediente.
Las personas indicadas cumplirán de manera exhaustiva la imparcialidad respecto a las partes afectadas, por lo que en caso de concurrir algún tipo de parentesco por consanguinidad o afinidad con alguna o algunas de las personas afectadas por la investigación, amistad íntima, enemistad manifiesta con las personas afectadas por el procedimiento o interés directo o indirecto en el proceso concreto, deberán abstenerse de actuar. En caso de que, a pesar de la existencia de estas causas, no se produjera la abstención, podrá solicitarse, por cualquiera de las personas afectadas por el procedimiento, la recusación de dicha persona o personas.
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados, tras oír como mínimo a las personas afectadas y testigos que se propongan, celebrar reuniones o requerir cuanta documentación sea necesaria, sin perjuicio de lo dispuesto en materia de protección de datos de carácter personal y documentación reservada.
El desarrollo del procedimiento será el siguiente:
.- Toma de declaración al informante.
En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación.
.- Toma declaración a la persona afectada.
Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de manera sucinta.
.- Pliego de cargos.
.- Pliego de descargo.
.- Realización de pruebas: declaración de testigos, documentos, etc.
.- Propuesta de resolución de instructor.
.- Audiencia a la persona afectada si fuera oportuno.
4. Resolución del expediente
La resolución por parte de la Dirección General (o la Presidenta del Patronato o persona sobre la que expresamente delegue, en los casos previstos) deberá notificarse en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
De la resolución del expediente informativo adoptada por la Dirección General (o la Presidenta del Patronato o persona sobre la que expresamente delegue) se comunicará por escrito a la persona afectada y al informante (en caso de haber permitido la comunicación).
CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN ANTE LAS AUTORIDADES COMPETENTES Y, EN SU CASO, ANTE LAS INSTITUCIONES, ÓRGANOS U ORGANISMOS DE LA UNIÓN EUROPEA.
De conformidad con lo establecido en el artículo 7.2 de la Ley 2/2023, advertimos, y advertiremos en la documentación del Sistema Interno de Información, de la posibilidad de que las personas informantes en las materias previstas, en los términos establecidos en los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023, puedan comunicarse por medio de los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea. Concretamente (Articulo 16 Ley 2/2023).
Así, toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente Canal Interno.
Las referencias realizadas a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., se entenderán hechas, en su caso, a las autoridades autonómicas competentes.
REVELACIÓN PUBLICA
Asimismo, y aunque la ley no establece obligación de información de este extremo al informante, también cabe la posibilidad de que toda persona efectúe una revelación pública de las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siéndoles aplicable el régimen de protección establecido en el título VII de la ley cuando se cumpla alguna de las condiciones establecidas en el artículo 28 de la misma.
PROTECCION DE DATOS
El tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información de la entidad se realizará de acuerdo con las previsiones normativas de aplicación, específicamente el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, así como los de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
DERECHOS Y GARANTÍAS DE LOS INFORMANTES
Como ya consta en el desarrollo de nuestra política en relación al Sistema Interno de Información, es prioridad absoluta de esta Fundación la más sólida protección jurídica de la identidad de las personas que se prestan a comunicar los incumplimientos, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros, y la prohibición de que puedan ser represaliadas, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia.
Debemos reiterar la diferenciación en cuanto a las garantías y los derechos aplicables a los distintos sujetos y contenidos. Concretamente, para los supuestos de informantes o información no incluidas en el ámbito de los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, pero también objeto del Sistema Interno de Información y del Canal Interno de Información, la Fundación tomara las medidas de garantías de protección del informante que estime oportuna, y que en todo caso que cumplan con la finalidad de protección jurídica de la identidad de la persona que se prestan a comunicar los incumplimientos (confidencialidad y protección de datos), y con la prohibición de ser represaliados, sin sujeción imperativa a lo establecido en la Ley 2/2023. En cambio, y de forma exclusiva, para los supuestos de que coincidan el ámbito material y personal con los recogidos en los articulo 2 y 3 de la Ley 2/2023, hacemos nuestras las garantías de protección establecidas en el artículo 36 y 38 de la Ley.
DERECHOS DE LAS PERSONAS AFECTADAS
Para todos los supuestos, los incluidos en el ámbito de los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, y también para los que expresamente están fuera y ya hemos determinado, durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa, al acceso al estado del expediente y la información de los términos de la denuncia, a la preservación de su identidad y a la garantía de la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
La ley prevé la posibilidad, no obligatoria, de lo conocido como un programa de clemencia, cuando una persona que hubiera participado en la comisión de una infracción administrativa, objeto de la información, sea la que informe de su existencia, estableciéndose la opción de que podrá beneficiarse de la exención o atenuación de la sanción, si el órgano competente para resolver el procedimiento, lo estimara oportuno, todo ello de conformidad con los requisitos establecidos en el artículo 40 de la ley. Esta Fundación no garantiza la adopción de un programa de clemencia, pero tampoco lo prohíbe, pudiendo ser valorado en cada supuesto concreto.